myaset

Laporan Lengkap – Projek Inovasi 2009

In Uncategorized on February 19, 2010 at 4:36 pm

PENGENALAN

Kumpulan U R U S (Urusan Rasmi Untuk Semua) adalah merupakan kumpulan gabungan dari pelbagai unit didalam Bahagian Hospital Permai. Unit ini digabungkan didalam satu kumpulan pembentukan idea khususnya didalam Unit Pengurusan didalam usaha mencari penyelesaian dan penambahbaikan bagi memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan.

LATARBELAKANG

Pengurusan Aset wajar diberi keutamaan oleh Kementerian/Jabatan kerana ia merupakan aspek penting dalam pengurusan kewangan. Peraturan mengenai Pengurusan Aset Alih Kerajaan pada masa dahulu terkandung didalam beberapa dokumen yang berasingan antaranya Arahan Perbendaharaan (AP), Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-PTS), Pekeliling Perbendaharaan (PP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP).

Oleh kerana terdapat berbagai-bagai dokumen, ianya telah menimbulkan kekeliruan dikalangan pegawai awam terutamanya mereka yang terlibat dan bertanggungjawab secara langsung ke atas pengurusan aset alih Kerajaan.

Disamping itu, isu kelemahan pengurusan aset alih Kerajaan sering dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara. Bagi menangani masalah tersebut dan dengan mengambil-kira perkembangan semasa maka semua peraturan berkaitan pengurusan aset alih Kerajaan telah dikaji semula, dikemaskini diseragamkan dan digabungkan salam satu tatacara pengurusan aset alih Kerajaan yang menyeluruh.Bagi menyelesaikan masalah di atas, Kerajaan telah mengeluarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007.

Pengenalan kepada inovasi yang diketengahkan untuk dilaksanakan adalah merupakan penambahbaikan kepada sistem-sistem atau mekanisme sediada samada secara manual atau menggunakan aplikasi. Objektif utama penambahbaikan, pemantauan dan pengesnan, pengurusan rekod dan penyedian laporan-laporan sebagaimana yang dikehendaki didalam TPA Bil 5 Tahun 2007.

Sistem Aplikasi Pengurusan Aset yang dibangunkan ini dan diperkenalkan buat pertama kalinya oleh Kumpulan URUS telah diperkenalkan pada seawal tahun 2006. Secara asasnya ianya adalah bagi memenuhi keperluan-keperluanPekeliling/garispanduan yang berkuatkuasa pada ketika itu dengan mensasarkan kepada penggunaan Borang KEW.312 dan KEW.313 dan KEW.314 sahaja tanpa mengambil-kira Sistem CMIS yang dikendalikan oleh PMSB (Pantai Medivest Sdn. Bhd).

Beberapa pendekatang yang sesuai dan relevan serta praktikal telah diperkenalkan bagi tujuan mengumpul maklumat didalam usaha membangunkan sistem ini diperingkat awal. Usaha dan komitmen yang diberikan oleh semua pihak adalah menjadi aset terpenting didalam kajian dan pengumpulan data dan akhirnya Sistem Aplikasi Pengurusan Aset versi 1.0 telah berjaya dibangunkan.

Dengan keluarnya Pekeliling Bil 5 Tahun 2007 bagi menggantikan pekeliling yang terdahulu maka secara tidak langsung, sistem sediada versi 1.0 itu tdak lagi relevan dan sesuai digunakan bagi mematuhi kehendak-kehendak yang mendesak terutama didalam penyampaian laporan-laporan KEW.PA. Justeru itu, Kumpulan URUS elah mengambil pendekatan yang lebih drastik dengan melakukan penambahbaikan secara ‘total’ dengan mengambil-kira keperluan-keperluan pihak Syarikat Konsesi PMSB berdasarkan kepada Laporan KEW.PA dan CMIS.

Sistem yang telah siap dan digunapakai itu pada masa ini ditempatkan di Pejabat Pentadbiran sebagai sistem induk yang mengawal dan memantau keseluruhan aset alih Kerajaan. Aliran serta pusingan pelaksanaan sistem ini pada dasarnya adalah seperti berikut:-

Sistem aplikasi ini telah dibangunkan dengan menggunakan kepakaran ‘in-house’ sediada. Satu modul kecil dari sistem ini sedang dipertimbangkan untuk digunakan diperingkat Unit/Bahagian di masa akan datang.

TUJUAN

Memastikan pengurusan aset alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di Jabatan masing-masing.

Penyampaian laporan dapat disediakan dengan cepat dan tepat mengikut tempoh yang dikehendaki.

Dapat mengurus semua aset dengan lebih cekap:

  • Penerimaan
  • Pendaftaran
  • Penggunaan, penyimpanan dan Pemeriksaan
  • Penyelenggaraan
  • Pelupusan, dan
  • Kehilangan dan Hapuskira

SEBELUM INOVASI

Sebelum inovasi ini,  pengurusan aset alih Kerajaan menggunakan borang-borang seperti KEW-312 Harta Modal, KEW-313 Inventori dan KEW-314 Bekalan Pejabat.

Dengan termanuhnya pekeliling-pekeliling yang terdahulu dan menggunapakai Tatacara Pengurusan Aset Bil 5 Tahun 2007 ini, semua Kementerian/Jabatan adalah diarahkan untuk memindahkan semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2007 dari borang lama KEW-312 dan KEW-313 kepada borang KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 dengan secepat mungkin tidak melebihi tempoh 6 bulan mulai dari tarikh pekeliling ini dikeluarkan iaitu mulai 2 Mac 2007

Penguatkuasaan – Peraturan ini hendaklah dilaksanakan oleh semua Kementerian/Jabatan dan berkuatkuasa mulai 2 Mac 2007. Semua pegawai hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan aset alih Kerajaan mengikut tatacara ini didalam pekeliling ini melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

Pembangunan awal sistem aplikasi versi 1.0 – Pada awal tahun 2006, semua pengurusan aset alih Kerajaan adalah dilakukan secara manual menggunakan borang KEW.312 dan KEW.313. Tugas ini memerlukan masa dan tenaga yang banyak terutama didalam mengesan/mengenalpasti semua aset tersebut.

Penyampaian laporan-laporan tidak dapat dilakukan dengan tepat mengikut tempoh yang dikehendaki dan maklumat yang disampaikan adalah tidak tepat dan tidak konsisten. Dengan hal yang demikian, maklumat yang diurus tidak dapat menunjukan fakta sebenar nilai aset yang dikehendaki oleh Jabatan dan Unit/Bahagian.

Atas keperihatinan pihak pengurusan, sudah tiba masanya satu sistem pengurusan aset perlu diujudkan bagi mengendali dan mengurus maklumat aset yang semakin bertambah seimbang dengan keadaan semasa dengan mengambil-kira penggunaan sistem maklumat berkomputer.

Pada awal pembanangunan sistem ini, ianya mengambil-kira kepada 3 komponen besar yang lazimnya terlibat seperti:-

  • Loji/jentera berat
  • Kenderaan

Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat Bengkel/ Makmal/ Dapur/ SurgicalMasalah demi masalah dihadapi didalam mengurus aset-aset tersebut bukan sahaja di peringkat jabatan tetapi di peringkat Unit/Bahagian. Pegawai yang terlibat terpaksa mengambil masa yang lama dan membazir didalam usaha untuk mengemaskini maklumat-maklumat yang disimpan.

Kajian dijalankan – Satu kaedah yang lebih praktikal perlu diujudkan segera bagi mengatasi masalah yang timbul terutama didalam penyimpanan dan pengendali data yang bagitu banyak ke atas aset-aset dan inventori. Kerjasama yang diberikan oleh semua pihak dalam usaha melakukan penambahbaikan terhadap sistem penyimpanan maklumat dan dan hasrat mengujudkan satu ‘database aset’ yang sesuai telah berjaya dicapai mengikut keperluan yang dikehendaki.

Pekeliling Perbendahaharaan Tatacara Pengurusan Aset Alih Bil 5 Tahun 2009 & CMIS – Memandangkan peraturan pengurusan aset sebelum ini dikeluarkan secara berasingan maka timbul kekeliruan dikalangan penggunan didalam pengurusan aset. Oleh itu Pekeliling Bil 5 Tahun 2007 telah dikeluarkan bagi mengambil-alih dan memansuhkan semua pekeliling yang tidak lagi relevan untuk digunapakai.

Dengan berkatkuasa pekeliling 5 Tahun 2007 ini secara tidak langsung Sistem Aplikasi Pengurusan Aset versi 1.0 sediada tidak lagi sesuai untuk digunakan dan tidak dapat mematuhi kehendak-kehendak didalam penyampaian laporan yang dikehendaki termasuk keperluan-keperluan yang dikehendaki oleh PMSB melalui sistem CMIS.

Memandangkan maklumat dan data aset hospital ini secara keseluruhannya telah sediada maka tugas penambahbaikan untuk ‘merging’ kepada pekeliling yang baru tidak menimbulkan masalah besar kecuali pengubahsuaian format lama kepada format-format yang diperlukan.

Ahli kumpulan URUS telah melakukan tindakan drastik dengan melakukan penambahbaikan secara total agar sistem yang dibangunkan bukan sahaja dapat digunakan dan disesuaikan mengikut kehendak Pekeliling Bil 5 Tahun 2007 tetapi boleh digunakanpakai didalam apa jua keadaan dan keperluan jabatan terutama didalam memantau dan membuat pengesanan pergerakan aset di peringkat Unit/Bahagian serta kerja-kerja penyelenggaraan dan pelupusan dengan cepat dan efisien.

SELEPAS INOVASI  

Selepas inovasi dijalankan, pengurusan aset dapat dikendali dengan cepat dan tepat tanpa menghadapi sebarang masalah. Bagi melengkapkan sistem pengurusan aset ini, tindakan-tindakan penambahbaikan dilakukan dari masa kesemasa bagi menentukan sistem ini dapat berfungsi dengan lebih berkesan dan pengesanan aset dapat dilakukan dengan efisien. Tindakan-tindakan penambahbaikan berikut telah diperkenalkan tanpa menjejaskan pekeliling sediada:-

Tindakan Pegawai Stor/Bekalan – Mengujudkan Borang Permohonan Pendaftaran KEW.PA oleh pihak Stor/Bekalan untuk tindakan Pegawai Aset menyediakan Borang KEW.PA-2 atau KEW.PA-3. Melalui borang permohonan ini, semua penerimaan dan penghantar serta pendaftaran aset/inventori dilakukn secara ‘centralise’ bagi tujuan mengawal dan mengesan pendaftaran serta pergerakan aset/inventori di peringkat hospital.

Sebaik sahaja pendaftaran aset selesai dan pihak Stor/Bekalan menerima Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3, tindakan pelabelan ‘Hak Milik Kerajaan Malaysia’ dan No Pendaftaran akan dicatitkan kepada aset tersebut sebelum diserahkan kepada pengguna/berserta Kad KEW.PA.

Tindakan Pegawai Aset – Selain dari mendaftar dan mengurus sistem pengurusan aset, Pegawai Aset juga adalah bertanggongjawab untuk menentukan aset/inventori yang memerlukan penyelenggaraan. Pegawai Aset telah memperkenalkan pengguna ‘cop perlu selenggara/ tidak perlu selenggara’ ke atas Kad KEW.PA yang disediakan. Tindakan ini adalah perlu kerana setiap aset yang diterima perlu dimaklumkan kepada pihak Syarikat Konsesi (PMSB) yang telah dilantik untuk membuat ‘TAGing’ dan menjalankan kerja-kerja penyelenggaraan mengikut ‘Perjanjian Program’ yang telah dimeterai diantaran Kerajaan Malaysia/Syarikat Pantai Medivest Sdn. Bhd.

Dengan adanya sistem pengurusan ini, pihak jabatan dapat mengawal, memantau dan mengesan segala perbelanjaan kewangan yang terlibat dalam kerja-kerja penyelenggaraan.

Tindakan Pelupusan – Tugas-tugas pelupusan aset/inventori lebih dipermudahkan melalui sistem ini dimana borang pelupusan KEW.PA-16 dan KEW.PA-17 dapat disediakan dengan cepat dan tepat kerana semua maklumat aset telah sediada dan pengguna yang ingin melakukan pelupusan aset mereka hanya perlu mengemukakan kad KEW.PA atau KEW.PA-3 sahaja. Dengan pengesanan No Pendaftaran Aset, Pegawai Aset dapat mengeluarkan format KEW.PA-16 atau KEW.PA-17 apabila dikehendaki.

Penambahbaikan tambahan – Selain dari keperluan-keperluan laporan dan maklumat mengikut Pekeliling Perbendaharan Bil 5 Tahun 2007 sepenuhnya, beberapa penambahbaikan tambahan telah dibuat kepada sistem aplikasi ini agar ianya dapat juga mengambil-kira keperluan yang dikehendaki di peringkat Unit/Bahagian seperti penggunaan Laporan Semak KEW.PA-10 dan KEW.PA-11. Sistem yang dibangunkan ini juga bukan sahaja dapat menyediakan laporan pemeriksaan yang dikehendaki tetapi dapat membantu Pegawai Pemeriksa melakukan pemeriksaan dengan lebih cepat dan tepat memandangkan maklumat aset/inventori telah sediada terkandung didalam Borang Laporan Pemeriksaan KEW.PA-10 dan KEW.PA-

Maklumat-maklumat ini juga boleh digunakan oleh Ketua-Ketua Unit/Bahagian melakukan semakan keatas aset/inventori dengan memohonan kepada Pegawai Aset senarai aset melalui senarai daftar KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 dan seterusnya penyenaraian keseluruhan aset menggunakan KEW.PA-7.

PELAKSANAAN INOVASI

ANALISIS

Dari analisis dan ujicuba yang dijalankan, pelaksanaan sistem aplikasi ini telah dapat membantu Pegawai Aset dan juga jabatan didalam mengurus/mengesan aset sediada dengan lebih efisien, tepat dan berkesan.

Ini dapat dibuktikan melalui maklum-balas yang diterima secara positif dari Ketua-Ketua Unit/Bahagian.

Setelah pelaksanaannya, pelbagai analisis dapat dibuat dan disasarkan seperti jumlah aset sebenar, nilai aset, dan lain-lain dapat disediakan dengan cepat dan tepat.

Melalui sistem yang dibangunkan, perancangan pengurusan aset dan perancangan kewangan mengenainya dapat dibuat dengan tepat dan terkawal kerana tindakan pengesanan dan pemantauan dapat dilakukan secara nyata dan tepat.

KEPUTUSAN

Setelah ujicuba serta kajian dilakukan hasil pelaksanaan sistem ini serta analisis dapat disediakan sepertimana dikehendaki dan mematuhi kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 serta bersesuai dengan kehendak masa hadapan, pihak pengurusan telah menerima-pakai Sistem Pengurusan Aset Alih versi 2.01 ini untuk digunapakai secara rasmi bagi mengurus semua aset sediada.

Sejak ianya digunapakai sejak tahun 2007, tindakan penyediaan penyampaian laporan samada di peringkat Negeri ataupun Kementerian dapat disediakan dengan tepat dan cepat.

FAEDAH

Dapat mengurangkan masa mengurus aset  daripada sebelum ini terpaksa mengambil masa yang panjang dan menggunakan gunatenaga ramai.

Dapat menurangkan kos kerana tidak melibatkan bayaran lebih masa didalam mengemaskini pengurusan aset/inventori dan pembangunan sistem tidak melibatkan kepakaran dari luar.

Dapat mengelakkan tugas yang berulang-ulang dan pembaziran masa, kecekapan sistem ini yang mesra pengguna melalui aplikasi ‘know-how’ seperti Microsoft Acces yang mudah difahami dapat meningkatkan produktiviti dan hasil kerja yang produktif.

Memandangkan ianya merupakan sistem aplikasi yang mudah difahami, mesra pengguna dan mematuhi kperluan Pekeliling Perbendaharaan Bil  Tahun 2007 maka ianya amat sesuai untuk digunakan oleh agensi Kerajaan yang menggunakan pekeliling tersebut. Pelbagai pihak telah menggunakan sistem aplikasi ini seperti dokumen berikut:-

Peningkatan Kepuasan Pelanggan – Pada 11-13/5/2009, saya telah berkesempatan mengikuti Kursus Pengurusan Aset Siri 2/2009 di IKWAS Kluang dan berpeluang membingkan sistem ini dan kami menerima pandangan yang positif melalui fasilitator dan juga peserta dengan dayausaha yang dilakukan melalui pembangunan sistem aplikasi ini dengan kenyataan ‘selagi sistem ini dapat mematuhi kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 dan laporan boleh di dokumentasikan, sistem ini boleh digunapakai’.

Tindakan penambahbaikan telah dilakukan dari masa kesemasa agar sistem aplikasi ini relevan digunakan pada masa kini dan akan datang. Kami telah menggunakan platform peserta Kursus Pengurusan Aset Siri 2/2009 di atas sebagai pengguna bagi mendapatkan makluman balas. Hasil dari maklum-balas tersebut juga dari Fasilitator Kursus amatlah positif. Satu blog mengenainya telah dibangunkan bersesuaian dengan matalamat menjadikan ICT sebagai pemangkin menjadikan tugas dan tanngungjawab perkhidmatan awam lebih efisien.

Keselamatan – Sistem aplikasi ini terjamin keselamatannya kerana pada masa ini ianya merupakan versi ‘standalone’ sahaja. Penggunaan sistem ini hanya memerlukan katalaluan yang hanya boleh digunakan oleh Pegawai Aset yang bertanggungjawab. Keselamatan keseluruhan sistem bergantung kepada penggunaan dan aplikasi Microsoft Access sediada.

KESIMPULAN

Pada keseluruhannya, sistem ini bukan sahaja dapat membantu Pegawai Aset menguruskan aset dengan lebih cekap dan tepat tetapi juga dapat menjimatkan masa dan tenaga didalam urusan pengurusan aset.

Maklumat dan laporan yang boleh disediakan melalui sistem ini dapat digunakan didalam membuat perancangan belanjawan kewangan yang lebih tepat didalam mengawal perbelanjaan dan pembelian peralatan.

 Sistem ini sesuai digunapakai kerana mematuhi keperluan dan kehendak didalam Pekeliling Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Aset Bil 5 Tahun 2007 secara keseluruhannya.

Mudah digunakan dan mesra pengguna.

About these ads
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: